重複工序日日做？RPA 自動化可以幫保險經紀、貿易公司慳幾多時間

月尾要人手打幾百張單、逐個系統對資料、再複製貼上出一份報告——做完之後，一日就冇咗。

呢種「有規則、要重複、唔想錯」嘅工序，就係 RPA 自動化最擅長處理嘅事。

RPA 唔係機械人

RPA 全名係 Robotic Process Automation。佢唔需要換系統，係由軟件「代你」開網頁、打字、複製、貼上、發電郵，跟你平日嘅步驟做一次一樣嘅事。

所以佢特別適合舊系統改唔到、又冇 API 嘅情況。

邊啲工序適合先做？

• 抄資料：由電郵、PDF、Excel 抄入系統。
• 對單對帳：兩邊資料互相核對，唔一致就標出來。
• 生成文件：保單、報價單、發票按範本自動出。
• 通知同提醒：到期、未覆、未交文件，自動發提醒。
• 定期報告：每日或者每月自動拉數、整理、發送。

揀第一個流程嘅 3 個準則

• 重複度高：每日或者每星期都要做。
• 規則清楚：有明確步驟，唔需要經常判斷。
• 出錯代價高：人手做容易漏、錯手改到資料。

點樣計算慳幾多？

用最簡單嘅算式：每次做幾分鐘 × 每月做幾多次 × 幾個人做。例如每次 5 分鐘、每月 400 次，就係 33 個鐘。

再加埋出錯後嘅補救時間，通常比想像中多。

要注意嘅風險

• 系統改版：界面一改，機械人流程要跟住更新。
• 例外情況：唔跟常規嘅個案，要留返人手處理。
• 覆核機制：重要嘅輸出（例如付款）應該有人覆核，唔好全自動。

下一步

FROMDB 一直幫保險同貿易公司處理呢類重複工序。想知你公司邊個流程最值得先自動化，可以搵我哋做一次流程盤點。